A admissão digital é o processo de seleção e contratação de funcionários de forma 100% online. Isso é uma das facilidades possíveis com a tecnologia aplicada no RH. Nesse artigo vamos explicar como funciona a admissão digital e quais suas vantagens.
A admissão digital é o processo de seleção de candidatos, avaliação, contratação e integração feito de forma totalmente online e remota. Essa é uma ferramenta utilizada principalmente em empresas que trabalham em modelos híbridos ou 100% remotos, ou seja, que não exigem que o funcionário esteja em uma localização específica para se dirigir até o local de trabalho.
Na admissão digital são realizados questionários, reuniões online, troca de e-mails e assinaturas digitais, tudo isso pode ser simplificado por sistemas que unificam esse processo. Muitas das tarefas também podem ser feitas de forma automatizada, como requisitos obrigatórios, respostas automáticas de recebimento e agradecimento.
A admissão digital também impacta a gestão no dia a dia do funcionário, no controle de ponto e folha de pagamento, por exemplo.
A admissão digital conta com uma série de benefícios para as empresas, tais como:
Eficiência para o RH: O processo de admissão feito de forma digital permite maior eficiência para o RH, a automação evita erros e falhas humanas. Além disso, toda a documentação é organizada e fica em fácil acesso para a equipe responsável.
Agilidade na contratação: O modelo online permite maior agilidade na contratação, pois depender de deslocamentos, documentação impressa e outras ações que exijam ser presenciais podem causar demoras. Tudo isso está sujeito a uma série de falhas como trânsito, impressoras e unir agendas, um processo de admissão online evita que ocorram essas interferências e acelera o processo.
Sustentabilidade: Uma contratação gera muitos documentos, sejam currículos, questionários, contratos, acordos e muitos outros, a admissão digital evita que qualquer um desses seja impresso.
Segurança: Com a admissão digital é possível ter maior controle sob os dados de cada candidato e funcionário, limitar acessos e garantir uma rotina de ciclo de vida das informações. Tudo isso permite um processo de admissão 100% em conformidade com a LGPD, eliminando diversos pontos sensíveis para riscos, como impressão de documentos por exemplo.
Para aproveitar esses benefícios não é necessário que a empresa trabalhe de forma exclusivamente híbrida ou remota, mesmo em modelos presenciais é possível implementar a admissão digital.
Na admissão digital todas as assinaturas de documentos são feitas de forma online, existem diversas formas para isso. O recrutamento de funcionário envolve uma série de documentos, tais como:
Todos esses documentos demandam assinaturas, que hoje em dia podem ser feitas de forma simples e 100% online. Existem sistemas que controlam a assinatura online, com dados que afirmam sua segurança e credibilidade, além disso, o perfil Gov.br no nível prata também permite que todo cidadão possa assinar um documento de maneira digital e segura.
A admissão digital possui algumas diferenças para a tradicional, entretanto, todas são questões práticas que não influenciam na qualidade do processo, como:
Reuniões online: Ao invés de reuniões presencias, que demandam maior organização de agendas e deslocamento, são realizadas de forma online, por plataformas como Google Meet, Microsoft Teams e até WhatsApp.
Assinatura digital: Isso substitui a necessidade de imprimir documentos, assinar à punho e scanear depois, tudo isso pode ser feito online.
Para implementar a admissão digital é possível seguir alguns passos:
Escolher uma plataforma: Definir qual plataforma de mercado será utilizada para o processo de admissão digital ou se será feito de forma manual por enquanto.
Definir processos: Desenhar o processo de recrutamento e seleção prevendo a admissão online, onde será anunciada a vaga, canais de comunicação, documentos necessários, etapas e prazos.
Abrir o processo seletivo: Iniciar o processo de admissão com uma vaga, detalhar as funções, remuneração, benefícios, pré-requisitos e todas as informações relevantes.
Realizar a seleção: Avaliar os currículos recebidos, realizar conversas e questionários, tudo o necessário para selecionar o talento ideal para a vaga.
Solicitar documentos: Solicitar documentos do candidato para elaboração do contrato e registro do funcionário.
Assinatura de contratos: Coletar as assinaturas nos documentos e contratos de trabalho.
Integração: Realizar a integração do novo funcionário com sua equipe.
O controle de ponto é uma obrigação para as empresas, independentemente de ser um trabalho presencial, híbrido ou remoto. Com o ponto eletrônico é possível ter soluções ideais para uma admissão digital.
Ponto Mobile: O registro de ponto feito pelo telefone do colaborador, com informações de geolocalização, auditorias e o mesmo nível de segurança de relógios convencionais.
Comprovante de Registro em PDF: Assim como relógios convencionais, o ponto mobile emite o comprovante de registro previsto na legislação, porém em PDF.
Assinatura Digital do Espelho de Ponto: Seguindo a digitalização das assinaturas da admissão digital, o espelho de ponto também pode ser assinado de forma digital. Isso é de extrema importância para afirmar a concordância do funcionário com seus dados de pagamento.
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