A gestão de terceiros é um processo indispensável em empresas que fazem a contratação de prestadores de serviço. Esse serviço garante a plena segurança e conformidade legal dentro das contratações.
Com uma nova legislação mais permissiva para a contratação de serviços terceirizados, essa prática está cada vez mais comum nas organizações. Entretanto, existe uma série de requisitos legais e cuidados relevantes ao receber o serviço de um prestador.
A gestão de terceiros envolve o controle e monitoramento de contratos e documentações de prestadores de serviços, garantindo conformidade legal, eficiência operacional e segurança. Neste artigo, você encontrará tudo sobre o tema: desde os benefícios até as melhores práticas e a legislação atual.
A gestão de terceiros é todo o processo de avaliação e manutenção dos contratos e documentos de prestadores de serviços. É nesse trabalho que são avaliadas questões de contratação, financeiro, treinamentos, documentos, obrigações legais e qualidade da entrega.
O processo da gestão de terceiros inicia no onboarding das equipes contratadas e segue durante todo o período de prestação. Tudo isso é necessário para certificar-se de que a empresa, o serviço e os funcionários estão em conformidade legal.
Na prática, envolve a coleta, validação e manutenção de documentos, bem como os treinamentos e serviços dos terceiros.
O software para gestão de terceiros é uma plataforma para facilitar a avaliação e manutenção dos contratos e documentos de prestadores de serviços. Ou seja, pode automatizar o acompanhamento de integração e controle dos contratos de prestadores.
Existem diversos tipos de software para gestão de terceiros, um dos principais é sobre a gestão documental dos terceirizados. Nesse tipo, o sistema controla a solicitação, análise, feedback e atualização dos documentos de prestadores de serviços.
A gestão documental de terceiros é o controle de toda a documentação comprovatória da contratação. Nesse processo, que pode ser automatizado, são determinados quais certificados os funcionários e a empresa terceirizada devem enviar para manter a prestação de serviços.
Na gestão documental de terceiros é avaliado o tipo de serviço executado e quais os requisitos para que o funcionário o realize, além de comprovações de que a legislação trabalhista e fiscal está sendo cumprida.
Entre as documentações de terceiros temos:
Tudo isso é utilizado para comprovar que a empresa contratada está em conformidade com a legislação e não terá problemas jurídicos que podem envolver a contratante.
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A gestão de terceiros garante múltiplos benefícios, tanto para a empresa contratante, como contratada e o setor de compras.
Agilidade na contratação: Uma gestão de terceiros bem executada agiliza a contratação, pois já estabelece os processos e pré-requisitos necessários.
Conformidade jurídica: A conformidade jurídica da contratação de terceiros garante que a contratante não será envolvida com responsabilidade subsidiária em possíveis processos da contratada.
Organização do setor: Processos bem estipulados na gestão de terceiros garantem maior organização no setor de compras, jurídico e segurança do trabalho. O trabalho é automatizado e facilitado, arquivos são organizados e a informação é de fácil acesso para quem precisa.
Conformidade LGPD: A Lei Geral de Proteção de Dados impacta múltiplos setores, inclusive a contratação de terceiros. Como vimos acima, existem diversos documentos com dados pessoais e sensíveis, que com a gestão de terceiros ficam organizados e com acesso restrito.
Melhor relação com os fornecedores: A relação com fornecedores também ganha com uma boa gestão, existe maior transparência e clareza entre as partes.
Uma gestão de terceiros mal realizada, ou inexistente, causa riscos para a empresa contratante, tais como:
Acidentes de trabalho: Quando não são realizados os controles de certificados de segurança, uso de EPIs e os treinamentos necessários, a probabilidade de um acidente de trabalho envolvendo terceiros aumenta.
Responsabilidade subsidiária: A responsabilidade subsidiária ocorre quando a empresa terceira sofre um processo, mas não consegue arcar, então a contratante é chamada para isso. É possível evitar esse tipo de condenação tendo a certeza de que a terceira cumpre as leis trabalhistas, pela gestão documental.
Danos à imagem: Quando a empresa terceira se envolve em algum escândalo é comum que a contratante também tenha sua imagem impactada por isso. Para evitar possíveis danos á imagem, é importante que a contratante saiba sobre o cumprimento dos requisitos trabalhistas, de meio ambiente e outras ações referentes a políticas internas.
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Para evitar os riscos da gestão de terceiros é importante manter um processo bem definido. Alguns dos passos são:
O processo da gestão de terceiros pode variar conforme as regras internas da empresa, o modelo acima é uma base para ponto de partida.
Atualmente temos uma extensa legislação sobre a terceirização, a principal lei dos terceiros é a Lei nº 6.019 de 1974, atualizada pela Lei nº 13.429 de 2017. A definição de empresa terceira está no artigo 4:
Art. 4º-A . Empresa prestadora de serviços a terceiros é a pessoa jurídica de direito privado destinada a prestar à contratante serviços determinados e específicos.
§ 1º A empresa prestadora de serviços contrata, remunera e dirige o trabalho realizado por seus trabalhadores, ou subcontrata outras empresas para realização desses serviços.
§ 2º Não se configura vínculo empregatício entre os trabalhadores, ou sócios das empresas prestadoras de serviços, qualquer que seja o seu ramo, e a empresa contratante.
O importante nesse artigo é ressaltar que a terceira é a responsável por todas as obrigações trabalhistas de seus funcionários, além de que não existe vínculo entre os funcionários terceiros e a empresa contratante.
O artigo 5º trata sobre a contratante dos serviços terceirizados:
Art. 5º-A . Contratante é a pessoa física ou jurídica que celebra contrato com empresa de prestação de serviços determinados e específicos.
§ 1º É vedada à contratante a utilização dos trabalhadores em atividades distintas daquelas que foram objeto do contrato com a empresa prestadora de serviços.
§ 2º Os serviços contratados poderão ser executados nas instalações físicas da empresa contratante ou em outro local, de comum acordo entre as partes.
§ 3º É responsabilidade da contratante garantir as condições de segurança, higiene e salubridade dos trabalhadores, quando o trabalho for realizado em suas dependências ou local previamente convencionado em contrato.
§ 4º A contratante poderá estender ao trabalhador da empresa de prestação de serviços o mesmo atendimento médico, ambulatorial e de refeição destinado aos seus empregados, existente nas dependências da contratante, ou local por ela designado.
§ 5º A empresa contratante é subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas referentes ao período em que ocorrer a prestação de serviços, e o recolhimento das contribuições previdenciárias observará o disposto no art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991 .
Nesse artigo podemos destacar que:
Na legislação também temos as definições de como deve ser o contrato de terceirização:
Art. 5º-B . O contrato de prestação de serviços conterá:
I - qualificação das partes;
II - especificação do serviço a ser prestado;
III - prazo para realização do serviço, quando for o caso;
IV - valor.
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Conheça a legislação para a contratação de terceiros
Gestão de Terceiros - Condenação subsidiária
Assim como toda atividade estratégica, a gestão de terceiros tem métricas para guiar os rumos do trabalho executado, entre elas podemos citar:
Essas métricas podem auxiliar a melhorar o trabalho de gestão de terceiros, inclusive ao decidir novos serviços e softwares. Por exemplo, se sua equipe acaba levando horas ou dias para análise documental antes do início das atividades do terceiro, talvez o ideal seria contratar uma equipe especializada nessa atividade ou um software para apoiar. Essa ação também impacta o tempo entre a contratação e o início das atividades, o reduzindo.
Gestão documental de terceiros é a coleta e análise dos documentos da empresa contratada e seus funcionários, que comprovem que ela está em conformidade com a legislação.
Um software de gestão de terceiros deve ser utilizado para facilitar esse controle, o automatizando. Assim reduz erros humanos e o tempo da equipe.
O risco de não realizar uma gestão de terceiros é acabar se envolvendo em um processo e arcando com custos de responsabilidade subsidiária. Por exemplo, uma empresa que contrata um prestador sem verificar a conformidade pode ser responsabilizada por multas e encargos trabalhista, como o FGTS.
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