A LGPD na gestão de terceiros é uma exigência para manter processos em conformidade com a legislação brasileira. Dados pessoas e sensíveis de terceirizados devem ser tratados com todos os cuidados necessários para evitar vazamentos e demais riscos.
Nesse artigo vamos explicar o que é LGPD, gestão de terceiros, sua relação e riscos que envolve, confira!
LGPD é uma sigla para Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei nº 13.709 de 2018, que está em vigor desde 2020. Essa lei trata sobre a forma de uso dos dados pessoais, em resumo, indicando como isso deve ser feito para não ferir a privacidade e direitos das pessoas.
O dado pessoal é toda informação relacionada a uma pessoa, seja identificada ou identificável, além disso, a LGPD trata também de dados sensíveis, como questões de origem étnica, saúde, religião, política, etc. Em todos esses dados a pessoa tem o direito a privacidade. Além disso, é definido o papel do controlador, aquele que realiza decisões com base nos dados pessoais, junto do operador, que realiza o tratamento em nome do controlador.
A LGPD define quais são os motivos plausíveis para coletar e tratar sados pessoais, sendo eles:
O titular dos dados possui múltiplos direitos, como:
Além disso, o titular dos dados pode solicitar ao controlador:
A gestão de terceiros é todo o trabalho de controle dos terceirizados em relação a questões financeiras, trabalhistas, segurança de trabalho e contratuais. Esse trabalho é realizado para garantir que as empresas contratadas sejam idôneas e não apresentem risco para a contratante.
Na gestão de terceiros são coletados uma série de documentos, tanto sobre a empresa terceirizado, como de seus funcionários que prestarão serviços. Alguns exemplos de documentos são:
Da empresa terceirizada:
Dos funcionários:
Os documentos necessários variam conforme o tipo de serviço executado e os riscos ligados a ele.
Na gestão de terceiros são tratados uma série de dados de terceiros, vindos a partir de cadastros, controle de acesso e documentações coletadas. Além dos dados pessoais existem também os sensíveis, como as informações de saúde no ASO. É por isso que é obrigatório aplicar a LGPD na gestão de terceiros.
Algumas das implicações da LGPD na gestão de terceiros são:
Contratante como controladora: A contratante, quando solicita e armazena os documentos de terceiros, se torna a controladora dos dados, assim como operadora também. É por isso que deve tomar ações para proteção desses dados, ela é a responsável por isso.
Riscos da LGPD na gestão de terceiros: É necessário avaliar todos os riscos que envolvem os dados de terceirizados, tanto aqueles que os funcionários terceiros possam ter acesso. Após a avaliação entra, também as ações para mitigar riscos e as responsabilidades das partes, que gera uma política.
Política de privacidade de terceiros: Uma política de privacidade de terceiros é necessária tanto para a contratada como para a contratante. A contratante precisa garantir que os dados pessoais dos terceirizados serão protegidos, assim como a contratada garante que protegerá possíveis dados pessoais da contratante que seus funcionários tenham acesso.
Justificativa do tratamento de dados: Como vimos acima, todo tratamento de dados precisa ter uma justificativa legal. Isso deve ser analisado caso a caso, mas muitas vezes a justificativa será execução de contrato ou consentimento.
Coleta de documentos: A forma de coleta dos documentos de terceiros também precisa ser em conformidade com a lei, ou seja, quem tem acesso no recebimento precisa saber da política de privacidade e fazer parte da equipe que cuidará desses arquivos.
Armazenamento de documentos: O armazenamento dos dados pessoais de terceiros precisa ser organizado e ter controle de acesso, para apenas quem é responsável possa acessar.
Direitos do terceiro sob seus dados: A empresa contratante precisa garantir os direitos do terceiro sob seus dados, como a possibilidade de acesso e correção.
Documentos duplicados: Uma avaliação importante para a empresa contratante fazer é verificar se não está coletando documentos duplicados, ou que sejam diferentes, mas contenham a mesma informação final.
Confira passos simples para aplicar a LGPD na gestão de terceiros:
Uma dica extra para a LGPD na gestão de terceiros é utilizar o GT Soft, solução que unifica todos os passos do controle documental.
