3 dicas para o seu controle de visitantes

No dia a dia, empresas podem ter diversos visitantes, como clientes, fornecedores, familiares de funcionários, candidatos a vagas ou parceiros comerciais por exemplo. Tudo isso deve ser registrado no controle de acesso, para manter a segurança e organização na empresa.

Desta forma, o controle de acesso de visitantes é uma necessidade, confira 3 dicas de como manter isso:

O que é o controle de visitantes:

Antes de explicar como realizar o controle de acesso de visitantes, é interessante mostrar o que é esse processo e quais são seus desafios. Em geral é algo simples: Manter um registro de todas as pessoas que acessaram a empresa, mas não são funcionários ou terceiros, além de restringir espaços que não devem ser acessados, como áreas perigosas e locais com informação sigilosa.

Entretanto, mesmo parecendo algo simples existem diversos desafios para manter essa gestão. O principal é manter o processo alinhado com as diretrizes da empresa e a Lei Geral de Proteção de Dados, mas sem ficar invasivo, burocrático e demorado.

Tudo isso é de extrema importância para manter a segurança na empresa, no momento em que não se tem um controle efetivo dos visitantes abre brechas para falhas que podem ocasionar situações graves. Para isso, além do registro, existem cuidados para entender o motivo da visita e quem é o responsável pelo visitante.

Agora que você já entendeu como funciona o controle de acesso de visitantes dentro da empresa, confira as 3 dicas que a equipe do Grupo Insoft4 separou e que vai deixar esse processo mais seguro e prático:

1. Agendamento por smartphone – O primeiro passo para organizar o controle de visitantes é manter um agendamento, algo que a portaria da empresa possa acessar e já saber quem vai visitar e quem é o responsável. Por isso, um aplicativo para agendamento é o ideal, o funcionário pode informar o dia e quem será o visitante, esse cadastro já pode ser visualizado pela portaria e evita desentendimentos e demora para o acesso.

2. Crachás temporários - A geração e controle de crachás temporários também é ideal para manter a gestão de acesso dos visitantes. Assim poderá haver a identificação dentro da empresa, além de poder controlar sua circulação. Nesse ponto é importante citarmos que todo cadastro de crachá temporário deve ter uma vigência limitada, assim, nãohá riscos caso o visitante leve junto ou perca.

3. Autoatendimento – O autoatendimento é uma forma de garantir para o visitante o total controle sobre seus dados e deixar o acesso muito mais rápido, todo o processo de convite e cadastro ocorre de forma online e ao chegar na empresa basta apenas se identificar no equipamento.

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