3 documentos que você deve prestar atenção na gestão de terceiros

A validação de documentos é uma parte extremamente importante da gestão de terceiros. Essa é uma forma efetiva que confirmar que todas as empresas e funcionários estão em conformidade com a legislação trabalhista, contribuições fiscais e requisitos de segurança.

Sabendo disso, o Grupo Insoft4 fez esse artigo destacando 3 tipos de documentos que sua empresa precisa prestar atenção ao contratar prestadores de serviço:

Atestados de segurança e aptidão: Os treinamentos de segurança e a aptidão física dos funcionários terceiros devem ser preocupações da empresa contratante, principalmente para evitar acidentes de trabalho e reclamatórias trabalhistas. Para isso, existem documentos comprovatórios que podem ser entregues, como o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) e outros comprovantes.

Comprovante de regularidade trabalhista: A compliance trabalhista é outra preocupação necessária para empresas, isso principalmente porque a tomadora de serviços pode precisar responder com responsabilidade subsidiária no caso de passivos trabalhistas. Por isso existem diversas certidões que podem comprovar a regularidade trabalhista de uma prestadora de serviços, como comprovante do FGTS,  certidão negativa da justiça do trabalho, certidão de trabalho de menores, etc.

Certidões negativas de débitos com o estado: Além da regularidade trabalhista, a regularidade fiscal também é algo que deve ser considerado ao manter contrato com uma empresa prestadora de serviço. Isso pode ser facilmente verificado ao solicitar certidões negativas de tributos municipais, estaduais e federais.

Agora que já sabemos quais os documentos, entenda como esse controle deve funcionar na prática e qual a importância:

• A empresa deve ter documentação comprobatória em mãos, para o caso de fiscalizações ou ocorrência de acidentes de trabalho;
• A contratante precisa manter todos os documentos vigentes, lembrando que pode receber responsabilidade subsidiária caso a contratada falte com o pagamento dos encargos trabalhistas.
• Se relacionar com empresas que já possuem problemas com pagamentos e dívidas pode ser um problema, tanto para questões de imagem quanto a possibilidade de problemas legais.

Como fazer a gestão dos documentos de terceiros:

Para fazer um controle completo e efetivo dos documentos de prestadores de serviço, contrate um sistema de gestão de documentos de terceiros, como o GT Soft.

O GT Soft é um software para:

- Automatizar o recebimento e avaliação de documentos de terceiros;

- Fazer a gestão de vigências;

- Avisar sobre prestadores com documentação faltante ou vencida.

Converse com nossa equipe e saiba mais!

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