A legislação de 2017 definiu o funcionamento da contratação de terceiros e também suas implicações legais. Em geral, toda a fiscalização e aplicação de multas se dá conforme a CLT. Por isso é de extrema importância garantir a regularidade da empresa prestadora ao contratar qualquer serviço terceirizado.
Por isso, no post de hoje vamos informar como funciona a fiscalização e quais cuidados deve-se ter ao contratar uma empresa terceirizada.
A respeito do descumprimento de legislação, a lei nº 13 429 de 2017 diz o seguinte: Art. 19-A. O descumprimento do disposto nesta Lei sujeita a empresa infratora ao pagamento de multa (Incluído pela Lei nº 13.429, de 2017)
Parágrafo único. A fiscalização, a autuação e o processo de imposição das multas reger-se-ão pelo Título VII da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1o de maio de 1943.
Vamos entender o que isso significa na prática.
Conforme o parágrafo único do Artigo 19-A da lei 13 429 de 2017, a fiscalização do trabalho dos terceirizados ocorre da mesma forma que na CLT. O que ocorre na vida real é que um fiscal devidamente identificado pode aparecer nas dependências de uma empresa e verificar se há alguma irregularidade, que poderá ser via denuncia ou decorrente de um acidente/incidente de trabalho.
Os acidentes ou incidentes de trabalhos trazem à tona se todos os requisitos legais da contratação foram atendidos. Mesmo para incidentes leves já são feitas fiscalizações, porém quando ocorre algo grave já envolve o MTE, podendo até ter envolvimento da Polícia Civil. Nessa fiscalização, ou investigação, são apurados os fatos e as possíveis responsabilidades que a empresa contratante pode ter.
Durante essas fiscalizações é averiguado o local de trabalho do funcionário e sua documentação. A partir disso o fiscal irá averiguar se o funcionário está exercendo apenas a função descrita no contrato, se ele está apto a realizar os serviços (com os documentos necessários, pagamentos em dia, etc) e se o ambiente está de acordo para a realização de sua função. Atestando qualquer possível infração, a empresa tem até 10 dias para apresentar defesa.
Comprovando a irregularidade em alguma das questões acima pode haver aplicação de multas e processos. Em relação a encargos trabalhistas do funcionário a responsabilidade da empresa contratante é subsidiária, ou seja, só sofrerá com multas caso a empresa terceirizada não consiga arcar com o processo. Porém, a empresa contratante é responsável por garantir que o funcionário exerça apenas a função descrita no contrato.
Caso o processo tenha como início um acidente ou incidente de trabalho toda essa questão piora. Como agravantes temos a possível falta de cuidado na contratação, falta de fiscalização e negligência. Se algo for comprovado, pouco resta para fins de defesa, visto que houve culpa no “in vigilando” que é o ato de vigiar o que foi contratado x o que deveria ser realizado.
Ocorrendo ou não os agravantes que envolvem incidentes de trabalho, é extremamente danoso para uma empresa qualquer irregularidade. As multas, sanções e processos impactam diretamente o financeiro e jurídico, mas, além disso, há impactos na imagem da empresa. Ninguém quer estar envolvido com problemas trabalhistas, mas da mesma forma, as possíveis multas e implicações legais da contratação de terceiros não devem amedrontar as empresas que desejam utilizar serviços terceirizados.
A utilização dos serviços terceirizados é uma prática tranquila e que pode ajudar sua empresa, se tomar os devidos cuidados. Abaixo estão as melhores práticas sobre o que fazer para manter a segurança na sua contratação:
Os dois primeiros itens são referentes a documentação da empresa terceirizada e seus funcionários, por isso listamos os principais exemplos de documentos que devem ser solicitados para a empresa prestadora de serviços:
Além da solicitação dos documentos e formalização do contrato na hora da contratação, a empresa contratante deve prestar atenção no período de vigência de cada documento. Em casos de fiscalização não adianta ter documentos que passaram das datas de validade.
Normas Regulamentadoras
Um ponto já citado acima, mas que merece atenção especial das empresas que desejam utilizar trabalhadores terceirizados, são as Normas Regulamentadoras das profissões, conhecidas como NRs. Garantir segurança, salubridade e treinamentos são obrigações da contratante que causam preocupações, mas se torna um processo mais simples se a NR da profissão for observada.
Desde 1978 são publicadas as NRs, que definem obrigações, direitos e deveres para trabalhadores e empregadores no exercício de seu serviço. O maior objetivo dessas normas é garantir a segurança do trabalho e prevenir acidentes.
Existem NRs para questões gerais relacionadas ao trabalho, que devem ser observadas por qualquer empresa e em qualquer tipo de serviço, como por exemplo as descritas abaixo:
Além disso, existem as NRs para serviços e áreas de trabalho específicos, geralmente são as que requerem mais atenção nas terceirizações, por exemplo temos:
Esses foram só alguns exemplos de NRs, o ideal é sempre verificar a página das Normas Regulamentadoras na Secretária do Trabalho e se manter atualizado sobre esse assunto.
LGPD:
Empresas que tem ou vão contratar funcionários terceirizados não devem se preocupar apenas com a legislação da terceirização e do trabalho, mas também com a LGPD. Se deve ter essa preocupação com os dados dos funcionários terceirizados, já que são diversos documentos enviados que contém dados pessoais e sensíveis que devem ser acessados apenas para o cumprimento de obrigação legal ou para as outras finalidades definidas pela empresa. Mas o cuidado também deve ser com os dados que esses funcionários podem vir a ter acesso e o que fazem com eles.
Claro que haverá serviços com um maior grau de risco que outros, terceirizar um call-center vai envolver mais dados pessoais que a produção fabril. Porém, de qualquer forma, os terceirizados devem ser considerados na política de privacidade e segurança da empresa. Além disso, é uma prática indicada inserir cláusulas no contrato entre terceirizada e contratante que definam as responsabilidades de cada e informem questões de infraestrutura, limites de acesso, responsabilidades, etc. Em serviços que diretamente envolvem o acesso a dados pessoais e sensíveis, ou sejam mais sensíveis em relação a isso, a empresa tomadora de serviços é definida como controladora e a terceirizada como operadora, nesses contratos a atenção com a LGPD deve ser ainda maior.
Dicas
Boa parte dos principais cuidados com a terceirização envolvem ter os documentos necessários à mão e vigentes. Para isso existem soluções que automatizam esse cuidado tão essencial para garantir a segurança dos serviços terceirizados, fazendo com que esses processos se tornem mais ágeis.
GT Soft: Desenvolvido por nós da Insoft4 para o controle da solicitação, envio, recebimento e conferência de documentos. O GT Soft faz o controle de vigência com avisos para as partes e também o grau de risco. Com ele fica fácil ter o controle sobre a documentação dos terceiros e deixar tudo em dia, prontos para o caso de qualquer fiscalização. Além disso também o possível fazer a gestão dos treinamentos dos funcionários terceirizados pelo sistema.
O GT Soft é ideal para empresas que façam o uso de serviço de terceiros, mas que não tem uma solução para fazer o devido controle dos documentos. Utilizando o sistema de gestão de terceiros as empresas também se protegem em relação a LGPD, já que todos os documentos e dados pessoais ou sensíveis passam apenas por quem tem permissão de acesso.
Por fim, com o GT Soft integrado ao Controle de Acesso da Insoft4 também é possível bloquear a entrada em sua empresa de funcionários que não estão com os documentos em dia. É um sistema feito para empresas que conseguem fazer a análise dos documentos dos terceirizados, mas que por falta da automação desse serviço continuam com riscos em suas contratações.
GT3: Gerenciar diversas empresas terceiras, simultaneamente, requer um grande esforço, recursos tecnológicos e pessoal especializado com conhecimento sobre o processo de prestação de serviço para suportar a operação.
A GT3 tem como objetivo auxiliar e dar suporte às empresas que, constantemente, contratam prestadores de serviço para a realização de atividades em sua organização e que necessitam realizar o controle para o gerenciamento de todos os documentos e requisitos definidos a fim de prevenir passivos trabalhistas e previdenciários, além de mitigar possíveis incidentes/acidentes na área da segurança do trabalho.
Realizamos o processo de Gestão dos Prestadores de Serviço de forma simples e integrada, onde todos os aspectos envolvidos possam ser gerenciados de forma eficaz para a realização da atividade na sua empresa.
A GT3 utiliza do GT Soft para fazer o controle dos documentos, unindo isso a sua experiência de análise dos documentos. Desta forma, a contratação de seus serviços é essencial para empresas que tem terceirizados, mas não tem garantia que a análise de documentos está correta, ou pior, nem faz essa verificação.
