A auditoria de terceiros é um instrumento para conformidade legal, entretanto, para ter maior segurança é importante se preparar. A compliance é o caminho para manter processos e contratações confiáveis e íntegras.
As auditorias são parte do ambiente corporativo, podem ser tanto internas, para validação dos contratos e prestadores, como externas, realizadas por clientes da empresa ou órgãos públicos. Tudo isso faz parte da terceirização de serviços, é importante para levantar o alerta de que a empresa precisa ter certos cuidados na hora da contratação e manutenção dos prestadores.
A contratação de terceiros garante diversas vantagens para a empresa contratante, principalmente reduzir preocupações com serviços secundários e focar na estratégia e gestão. As auditorias não devem ser motivo de receio para a contratação de terceiros, mas sim parte de uma cultura organizacional que se preocupa com compliance jurídica e princípios de ESG.
Nesse artigo, confira como se preparar para uma auditoria de terceiros!
Em uma auditoria de terceiros, a principal aferição é se a empresa terceirizada cumpre com todos seus requisitos legais, principalmente trabalhistas, mas não se resume a isso. Nessas auditorias também é possível atestar o devido cumprimento do previsto em contrato, a compliance e conformidade com as diretrizes da contratante.
Nesse tipo de auditoria são verificados tanto a documentação, de empresas e dos seus funcionários, que comprovam sua idoneidade e cumprimento dos deveres, além da aptidão dos funcionários, tais como:
Normas trabalhistas também são verificadas pelo trabalho em campo, aferição de uso dos EPIs, condições do ambiente, higiene, espaços de descanso, entre outros.
Também faz parte da auditoria de terceiros conferir questões como:
Agora que já sabemos mais sobre como funciona uma auditoria de terceiros, confira dicas para estar preparado:
Cuidado na contratação de empresas: Escolha empresas com boa reputação, indicações e cases conhecidos.
Gestão de documentos de terceiros: Faça uma boa gestão de documentos, mantenha as vigências e conte com uma equipe de especialistas para validar a documentação.
Aferição em campo: Realize auditorias internas em campo, avalie os locais e condições de trabalho.
Integração e treinamentos: Na contratação, reserve um tempo de integração, explique as regras e normas de confuta da empresa.
Elaborar bons contratos: Delimite bem os contratos, conte com auxílio jurídico e previsão das responsabilidades e deveres de ambos os lados.
Termo de fornecedores: Redija um termo de fornecedores explicando normas, boas práticas e canais de comunicação.
A gestão dos documentos de terceiros tem papel importante na auditoria de terceiros, com um processo bem executado, é possível ter a garantia de que toda a documentação comprovatória está em dia. Aqui entram tanto documentos trabalhistas, termos de LGPD, certidões fiscais e até a participação de treinamentos internos.
A gestão de documentos de terceiros prevê:
Todo esse trabalho permite que a empresa tenha maior tranquilidade nas contratações, evita possíveis responsabilidades subsidiárias e danos à imagem.
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Para manter uma boa auditoria de terceiros devemos pensar em toda cadeia produtiva, por isso, considerar também os subcontratos. Isso ocorre quando o terceirizado contrata um fornecedor que também está ligado a entrega para sua empresa.
A documentação também deve ser solicitada para essas empresas subcontratadas, validadas e armazenadas. Dessa forma, é possível garantir a segurança em todo o processo produtivo.
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