O tempo de contratação de terceiros, desde a identificação da necessidade, até os treinamentos de integração, pode se alongar mais do que o desejado. Existem algumas formas de evitar que o tempo de contratação se estenda, confira nesse artigo!
A principal forma de reduzir o tempo de contratação de terceiros, mantendo a segurança e compliance, é ter um processo bem definido e automatizar tudo o que for possível.
Identificamos que, após a escolha de um bom fornecedor, o tempo para iniciar a prestação de serviços pode ser alongado pela fase de fechamento de contrato e coleta de documentações. Entretanto, essa fase é de extrema importância para manter a segurança jurídica e compliance de terceiros em todo processo.
Então para evitar atrasos no tempo de contratação de terceiros, existem algumas dicas:
Ter um bom projeto transparência na negociação:
A agilidade no tempo de contratação de terceiros pode iniciar na negociação, para o terceiro já se preparar. O principal ponto é abrir o funcionamento do processo na negociação, nas documentações e informações que não são restritas.
Ou seja, informar para os possíveis terceiros que haverá uma fase de avaliação e treinamentos, para fins de compliance e segurança. Esse é um meio inclusive para filtrar possíveis terceiros que não se adequam nos requisitos da empresa, ou até dar mais tempo para a adequação.
Processo automatizado para coleta da documentação:
Agora iniciamos de fato nas ações que aceleram a contratação e até garantem maior segurança na gestão de terceiros. A automação da gestão documental permite eliminar processos manuais de solicitação de documentos, o que antes demandava por troca de e-mails, ligações e controles em planilhas, agora pode ser 100% automatizado.
Isso ocorre por meio do GT Soft, solução completa de compliance documental, o sistema gera lista de documentos necessários por empresa e por funcionário por meio de um questionário de grau de risco. O terceiro, de forma autônoma, envia os documentos para o sistema, que serão avaliados, dentro da solução também ocorre o reenvio e atualização de documentação.
Agendamento de treinamentos
Finalizada a avaliação de documentos, chegamos nas etapas finais da contratação, mas ainda é possível acelerar o agendamento e realização e treinamentos e integrações. Esses momentos são de extrema importância para a realização do serviço com segurança, além de necessários para segurança e compliance.
O GT Soft também agiliza esse processo, permitindo a criação de turmas de integração e treinamentos, direcionadas aos tipos de serviço prestado.
Tudo isso vai melhorar seu processo de gestão de terceiros e acelerar o tempo de contratação, fale com nossa equipe para saber mais!
