Controle de acesso de visitantes é uma necessidade para qualquer empresa ou condomínio, por questões de controle e, principalmente, segurança. Porém manter um processo para fazer a verificação de identidade e confirmação dos visitantes seguro e que não seja burocrático, mas continue seguro.
O que é um controle de acesso?
O controle de acesso é um processo que pode incluir equipamentos, sistemas e funcionários para controlar entrada, saída e circulação de espaços. São diversos bloqueios, regras e validações necessárias para garantir que não ocorra o acesso de pessoas indesejadas, não autorizadas ou não identificadas.
Tudo isso pode ir de formas mais simples, as vezes apenas com portaria, ou até mais complexas, com vigias, software, equipamentos, câmeras de segurança, etc. O controle de acesso pode ser feito de acordo com as necessidades do local, que variam conforme o grau de risco, necessidade de confidencialidade e o quão seguro o local precisa ser.
O básico para o controle de acesso é ter a informação sobre a circulação das pessoas, saber quem entrou e quem saiu e o responsável na empresa/condomínio pelo visitante, além de ter um bloqueio para impedir que quem não está autorizado acesse.
Tudo isso pode parecer burocrático e complicado, porém é necessário ter o mínimo de controle. Todos esses bloqueios podem evitar possíveis acidentes e manter esses dados asseguram que caso ocorra qualquer coisa vai existir históricos para pesquisar.
Por que controlar o acesso de visitantes?
O acesso de visitantes sempre vai ser um ponto de atenção no controle de acesso, já que pode variar de diversas formas. Visitantes podem ser tanto para apenas visitas, como para vagas de emprego, serviços, apresentações, etc. Esses tipos de visita dependem muito do tipo de negócio que precisa de controle de acesso e os envolvidos.
Seja qual for, é necessário controlar o acesso dos visitantes para confirmar que aquela pessoa é realmente um visitante e não está tentando se passar por um, além de evitar que essa pessoa acesse áreas em que ela não deveria ter acesso.
Muitas empresas, ou até escolas e hospitais, fazem essa restrição para entrada de visitantes em espaços determinados, criando áreas de acesso. Além disso, temos a figura do responsável pelo visitante, aquele já é da empresa e fez o convite ou vai acompanhá-lo durante a visita.
Por isso, para garantir o controle e segurança durante o acesso de visitantes é necessário ter os processos de cadastro e validação dos dados, ter os devidos bloqueios e manter a informação do responsável.
Como fazer o controle de acesso de visitantes?
Já entendemos que é necessário manter um controle de acesso para os visitantes, agora vamos explicar como fazer isso:
Ter um sistema que faça o controle de acesso é o primeiro passo para garantir mais segurança e manter as informações necessárias. Esse software funciona para fazer os cadastros de todos os acessos por perfil, definir as permissões de acesso e controlar os equipamentos, tudo isso em tempo real, além de várias outras funções que podem estar relacionadas.
Para ter segurança é necessário manter o registro dos dados de todo visitante e conferência de documentação, isso pode ser feito por cadastro na portaria. Após a identificação e entrada do visitante é necessária uma forma de autenticação dessa pessoa nos equipamentos internos e também para identificação, o que pode ser pelo cadastro de biometria, identificação facial ou o clássico crachá de visitante.
Antes de qualquer controle de acesso é necessário formalizar as regras desse acesso, para definir quais são as áreas restritas, onde o acesso é liberado somente para funcionários, pessoal autorizado, etc. Para isso deve-se mapear os espaços e entender o nível de restrição, levando em conta possíveis dados confidenciais, dispositivos sensíveis, riscos, etc.
Os equipamentos de controle de acesso, como controladores de porta, catracas, cancelas e passagens, também são essenciais para o controle de acesso. Isso para ter o registro de cada acesso toda vez que o visitante passar por algum equipamento, além de fazer valer as regras de bloqueio.
Autoatendimento: Mais agilidade e segurança no acesso de visitantes
O autoatendimento é uma inovação que unifica todo o processo de agenda de visitantes, cadastro, identificação e acesso, com mais segurança e agilidade.
O processo inicia na agenda da visita, que pode ser feito de forma automatizada pelo Outlook ou qualquer outro e-mail e serviço de mensagem, na qual o visitante já recebe um link para cadastro no app MeuId.
MeuID é um aplicativo no qual os dados de documentos pessoais são validados e ficam armazenados, permitindo que o usuário utilize esse cadastro único e autenticado em várias situações, entre elas, o acesso em empresas e condomínios.
Com esse cadastro, ao chegar na portaria o visitante pode realizar o autoatendimento, apenas confirmando sua entrada no Totem de Autoatendimento, com um check-in, e depois seguir com a visita. Evitando a necessidade de ter uma pessoa conferindo os documentos e realizando o cadastro manual.
Desta forma, toda a verificação de documentação e cadastro do visitante já é feita antes da chegada, de forma segura e rápida, além de mais adequada à LGPD.
Após isso o processo de acesso de visitantes segue conforme definido pela empresa, com entrega de crachás, chamar o responsável, etc.
O Autoatendimento é a solução ideal para evitar filas no credenciamento do visitante, evitar fraude de documentos, reduzir a burocracia e ter agilidade no controle de acesso dos visitantes.
Essa inovação faz parte do Akita Soft, um software completo para controle de acesso em empresas, escolas, hospitais e condomínios, entre em contato e saiba mais.
