Algo extremamente comum em empresas são as portarias, que servem como uma etapa da segurança dos espaços, identificando o acesso de funcionários, candidatos a vagas, visitantes, etc. Infelizmente, nem sempre ocorre o controle de acesso da forma correta nesses espaços, causando vulnerabilidades.
Para que as portarias tragam mais segurança de forma efetiva, são necessários sistemas e ações que auxiliam no controle de acesso. E é justamente para isso que iremos dar algumas dicar hoje!
Funções da portaria:
Antes de explicar formas de deixar a portaria mais segura, é importante primeiro citar algumas funções deste local/serviço. A principal função de ter a figura do porteiro é a segurança e identificação das pessoas que vão entrar nas dependências da empresa, sempre com a finalidade de evitar o acesso de indivíduos não autorizados.
Relacionado a principal função, existem diversas ações como verificar documentos de visitantes, identificar funcionários, verificar candidatos que chegam para entrevistas de emprego, receber fornecedores, entregas etc. Além disso, existe o controle de veículos, identificar quais são autorizados, cargas, etc.
Desta forma, vemos que o porteiro muitas vezes acaba como a figura que coloca em prática regras de controle de acesso, mesmo que sejam básicas.
Necessidades de segurança na portaria:
A portaria é uma parte fundamental do controle de acesso nas empresas, isso por si só já é requisito de segurança e confiabilidade no serviço. Entretanto, essa necessidade não deve ser entendida de forma supérflua, já que as implicações e os riscos que uma empresa corre ao não ter atenção para o controle de acesso envolvem questões como:
- Furtos: A liberação do acesso de pessoas não autorizadas, ou que fraudaram a identificação, tem como furtos o maior risco. Nisso podemos pensar que, além de patrimônio material, também existe todos os dados pessoais, documentações e propriedade intelectual da empresa. Seja qual for o tipo de furto, pode causar despesas gigantes e danos imensuráveis para a empresa e até seus funcionários.
- Vandalismo: Além do furto, atos de vandalismo também podem ser resultado do acesso de pessoas não autorizadas/identificadas. Nessa questão a empresa também fica vulnerável a ter seu patrimônio deteriorado, além de todos os gastos e danos que pode causar.
- Entregas de cargas: A entrada de cargas e fornecedores nas dependências da empresa para entregas também pode ser um ponto de risco, principalmente para causar problemas de organização. Entrega de mercadoria errada, entregas sem NF podem gerar questões fiscais para a empresa, além de retrabalho.
- Processos trabalhistas: Quando um funcionário trabalha durante o período de descanso, sem respeitar as horas definidas por lei, ou trabalha durante as férias, a empresa fica em vulnerabilidade em relação a segurança jurídica. Entretanto, essa é uma questão que não pode ser exigida da parte do porteiro, já que ele não possui as informações e nem o tempo para avaliar isso.
Como ter mais segurança na portaria:
Para ter mais segurança na portaria é necessário automatizar os processos e regras de controle de acesso. Apenas assim é possível validar e garantir que tudo o que é definido em relação a segurança da empresa está sendo aplicado na prática, permitindo que o porteiro trabalhe com tecnologia e com mais informações, além de contar com equipamentos para auxiliar.
Um sistema de controle de acesso, integrado a equipamentos que automatizam o bloqueio e liberação, pode garantir os seguintes benefícios:
- Autenticação: A autenticação dos usuários que desejam acessar as dependências da empresa é extremamente importante para, não só evitar a entrada de “estranhos”, como também manter a informação de quem chegou, quando e de que forma. Isso pode acontecer por crachás, biometria ou identificação facial, sendo a última a opção mais segura.
- Controle de acesso de funcionários: O controle de acesso dos funcionários é uma forma de ter a informação de quem já chegou na empresa, que horas ,etc. Além disso, é um meio de validação de aplicação das regras trabalhistas, impedindo o acesso durante interjornada e férias.
- Controle de veículos: Realizar a gestão de veículos também é muito mais simples e efetivo quando automatizado. Isso porque é possível identificar os carros autorizados por tag, permitindo acesso automático, outra solução é colocar essa permissão para os usuários que podem acessar as dependências da empresa de carro, que ao se autenticar na entrada de veículos liberam a abertura do portão ou cancela.
- Gestão de cargas: O controle de entrega de cargas fica mais simples quando integrado ao controle de acesso, isso porque é possível ter uma identificação completa da carga, além de controlar todos o caminho de chegada, descarga e saída dos caminhões.
- Controle de visitantes: Uma empresa pode ter diversos tipos de visitantes, sejam clientes, candidatos a vagas, parceiros, familiares ou amigos de funcionários. Para ter segurança no controle de acesso todos esses visitantes devem ser identificados e credenciados, o que pode ocorrer por crachás temporários por exemplo.
- Autoatendimento: O autoatendimento é a forma ideal de garantir segurança na validação de documentos. Isso porque o cliente já chega na empresa com o cadastro de usuário pronto, incluindo os documentos validados.
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