Evite que os funcionários esqueçam de marcar ponto
Uma questão que já virou do cotidiano de muitas empresas é a distração dos funcionários na hora de registrar ponto, aprenda como evitar!
Segundo a CLT, no artigo 74, todos os funcionários devem registrar ponto em empresas com mais de 20 colaboradores, porém a lei não define exatamente o que deve ocorrer quando o funcionário esquece de marcar o ponto.
Por conta desta brecha, algumas empresas não identificam o esquecimento da marcação de ponto como o possível problema que é ou não conseguem tratá-lo.
Por isso, vamos abordar o tema nos seguintes tópicos:
Por que os funcionários esquecem de registrar o ponto?
O esquecimento do registro de ponto pode ser por motivos individuais, culturais ou a união de ambos. De qualquer forma, é importante que a empresa entenda quais são esses motivos para evitar o problema.
O mais comum nesses casos é a pressa, as vezes o funcionário está no limite do horário e passa desatento pelo relógio. Outro motivo bem comum é o relógio não ficar em uma rota de passagem dos funcionários, como se estivesse “escondido”, então os colaboradores acabam nem lembrando que existe essa obrigação. Um motivo que também está ligado a isso é que nem todos os funcionários entendem a importância do registro de ponto.
Esse não é um problema apenas do relógio ponto, também ocorre com funcionários que fazem o registro pelo smartphone ou computador. Neste caso o motivo continua a pressa ou a desatenção, quando o funcionário apenas começa a trabalhar e esquece de registrar o ponto.
Esquecer o registro é um problema para a empresa?
Muitas empresas tratam os esquecimentos como “apenas algo que acontece”, mas levar o assunto desse jeito pode expor todo o processo do DP a riscos. Nem todo esquecimento é um problema, mas é necessário observar a recorrência e quantos funcionários tem esse hábito.
O controle de frequência depende do registro de ponto para confirmar a jornada de trabalho do funcionário e as horas realmente trabalhadas (tirando os casos de ponto por exceção que funciona de forma diferente). Desta forma, quando o funcionário constantemente esquece de marcar ponto, todo o controle de frequência pode ter problemas.
Quando não há a comprovação do início da jornada de trabalho do funcionário abrem-se brechas para o questionamento do espelho de ponto.
Isso tudo fica ainda pior quando a empresa não possui um controle de acesso, já que não há nenhuma alternativa para comprovar o horário de entrada ou saída do colaborador.
Outro problema que ocorre quando o funcionário esquece de marcar ponto é o trabalho extra que é gerado para o setor de Departamento Pessoal. Isso porque será necessário incluir as marcações, solicitar justificativas, etc.
Como evitar que os funcionários esqueçam de marcar o ponto?
Já entendemos alguns dos motivos pelos quais os funcionários esquecem de marcar ponto e porque isso é um problema para a empresa, agora vamos finalmente encontrar soluções para evitar tudo isso.
Para empresas com colaboradores presenciais que utilizam relógio ponto ou soluções que funcionam de forma semelhante, o primeiro passo, é entender o fluxo de passagem dos funcionários. É necessário entender qual o caminho mais comum feito desde a entrada na empresa até o local de trabalho.
Mapeando o fluxo de passagem dos colaboradores é possível posicionar o equipamento da melhor forma possível, evitando que ele seja “ignorado”. Desta forma é mais fácil tornar a marcação de ponto um hábito.
Para os funcionários que registram ponto pelo computador ou smartphone as ações precisam ser diferentes. Aqui podemos utilizar a tecnologia ao nosso favor, programando notificações que lembram o funcionário de registrar o ponto. Também aconselhamos sempre deixar o ícone do aplicativo em um lugar bem visível, justamente para não esquecer.
O colaborador prestará mais atenção nas marcações quando entender suas implicações, por isso é necessário instruir sobre o registro de ponto logo na integração. É importante que o colaborador saiba que ter os registros sempre em dia e na hora certa garante mais segurança pra ele.
O funcionário não esquece das marcações quando entende a sua importância.
Além das ações acima, monitorar o esquecimento de marcações e criar avisos pode auxiliar a criar o hábito das marcações. A empresa pode criar alertas para os funcionários que esqueceram a marcação por quantidade de vezes que isso ocorre, sempre relembrando a importância de deixar o ponto em dia.
O que fazer quando o funcionário esquece de registrar o ponto?
Mesmo com todas as ações para evitar que o funcionário esqueça de marcar o ponto, isso pode continuar acontecendo esporadicamente, por isso a empresa precisa tomar ações que tratem o esquecimento com confiabilidade.
As justificativas feitas para “substituir” a marcação, precisam ter descrição, na qual o funcionário possa descrever o que ocorreu e os motivos. Além disso, é uma boa prática utilizar a descentralização de tarefas, para que o próprio funcionário faça sua justificativa.
Um hábito que não é obrigação legal, mas garante confiabilidade no processo de controle de frequência, é a assinatura do espelho de ponto. Não é nem uma questão apenas para resolver quem esquece de marcar o ponto, mas como um todo, afere que o colaborador concorda com o que está no documento que gera seu pagamento.
Tomar ações que evitam que os funcionários esqueçam de marcar o ponto, garantem mais segurança e tranquilidade tanto para empresa como para colaborador. Tudo isso torna o ambiente de trabalho melhor e agiliza o trabalho do setor de departamento pessoal.
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