Compliance trabalhista é um conjunto de ações que alinham as condutas e políticas das empresas à legislação trabalhista, de forma completa e ativa. Isso significa seguir a CLT, portarias, acordos e convenções de forma proativa, não apenas reativa, evitando processos e problemas trabalhistas e melhorando o dia a dia da empresa. Tudo isso para evitar riscos e prejuízos que reclamatórias, fraudes e desentendimentos podem causar.
A compliance trabalhista não é um projeto, mas sim um programa contínuo, que afeta contratos de trabalho, políticas, ações e todo o cotidiano. Esse programa serve tanto para empresas grandes como para empresas pequenas, já que processos e ações trabalhistas afetam a todos. Além disso, não se limita apenas a empresa, mas a todo ecossistema de fornecedores. Isso porque esses programas verificam todos os processos da empresa e identificam quais os enquadramentos da legislação trabalhista que são aplicáveis.
Implementar um programa de compliance trabalhista dentro da empresa garante diversos benefícios, por exemplo:
Ninguém quer estar vulnerável a riscos de processos trabalhistas, ao implementar um programa de compliance auxiliará a evitá-los. Empresas participantes conseguem identificar todas as regras das quais ela está sujeita e incluir nas suas políticas e procedimentos de adequação, para se certificar que não ficará vulnerável a nenhuma reclamatória, além de se proteger de possíveis acidentes de trabalho.
Processos trabalhistas são penosos para empresas, mesmo quando o veredito é a seu favor. Isso porque envolve gastos com advogados, convocação de testemunhas, multidões para levantar provas e evidências, etc. Tudo acaba virando gastos, tanto de dinheiro como de tempo e mão de obra. Por isso, esses processos são danosos tanto para empresas grandes como para empresas pequenas, geralmente, quanto menor a empresa, pior é enfrentar uma ação desse tipo.
Além dos dados judiciais e financeiros, enfrentar um processo trabalhista afeta a integridade da imagem da empresa, principalmente se o veredito final comprovar dolo ou má fé. Isso ocorre porque cada vez mais os consumidores, B2C e B2B, se preocupam em utilizar serviços e consumir produtos com produção sócio sustentável, o que envolve ações ambientais e sociais. Nesses casos, a compliance trabalhista é o mínimo que uma empresa deve ter, mas estar envolvida em ações trabalhistas pode acabar com uma reputação.
Da mesma forma que uma empresa não quer precisar arcar com os riscos judiciais, orçamentários e reputacionais de um processo trabalhista, ter sua imagem atrelada a outra empresa que esteja passando por isso também pode ser danoso. Principalmente ao contratar prestadoras de serviços, pela lei, a contratante pode ser responsabilizada de forma subsidiária em acidentes de trabalho e processos trabalhistas. É importante lembrar que sempre que a empresa se envolve em ações e ocorrências do tipo, sejam próprios ou de parceiros e terceiros, as repercussões envolvem gastos e reputação.
Programas de compliance trabalhista são mais uma forma de integrar e entender o dia a dia dos funcionários. Além disso, todas as ações de implementação vão envolver melhorias nos processos internos, para garantir uma adequação do fluxo de trabalho e evitar riscos. O resultado é um ambiente de trabalho saudável e funcionários mais motivados.
A implementação de um programa de compliance trabalhista envolve processos internos da empresa e estudo da legislação. O projeto envolve equipes de departamento pessoal, recursos humanos, gestão, contabilidade e até segurança do trabalho ou consultorias externas no caso de instituições maiores. A aplicação do projeto é por comunicações diretas com os funcionários, que serão os maiores impactados pelo programa.
O primeiro passo da implementação é o mapeamento dos processos e fluxos de trabalho, entender o que é realizado por cada equipe e colaborador. Após isso, vem a parte da legislação, saber sobre quais leis, portarias, acordos e convenções cada serviço está sujeito. Por fim a comunicação aos funcionários, com treinamentos e matérias. Após isso fica o monitoramento ativo das ações, para garantir de forma constante a adequação.
Uma dica para todo o processo de implementação do programa e monitoramento, são os canais de comunicação. Espaços em que os colaboradores possam se sentir confortáveis ao falar sobre seu dia a dia e quais riscos eles acreditam que está correndo.
Outra dica valiosa é a contratação de sistemas e automação de processos. Momentos críticos estão no controle de ponto, acesso aos espaços e contratação de terceiros, processos que demandam a possibilidade de auditorias, assertividade e integridade dos dados.
A tecnologia é uma aliada na implementação e monitoramento da adequação às normas trabalhistas, alguns exemplos são:
O uso do Ponto Eletrônico já é uma parte do compliance trabalhista, um início ideal para pequenas empresas por exemplo, já que permite auditorias e segurança no cálculo. Em geral, a gestão de frequência possui duas etapas: a coleta das marcações e o tratamento para emissão de espelho, o uso de soluções corretas pode ajudar a empresa a evitar problemas trabalhistas por erro de cálculos, pagamentos indevidos de horas extras e banco de horas por exemplo.
Uma forma de adequação trabalhista no controle de ponto é garantir que todos os funcionários façam seus registros de ponto, principalmente com o trabalho híbrido. Isso é possível diversificando as formas de registro, utilizando tecnologias de registro de ponto mobile por exemplo.
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O acesso da empresa também faz parte da compliance trabalhista, já que por esse controle é possível garantir a segurança dos funcionários. Bloqueios em áreas de risco, funcionários em interjornadas e período de repouso são formas de atestar que regras e políticas estão sendo colocadas em prática. Além disso, evitar que “estranhos” entrem na empresa já garante maior segurança para o colaborador.
Ter um controle da adequação legal de terceiros contratados é parte do compliance trabalhista, como vimos acima. Uma forma de se certificar da legalidade de empresas contratadas é a coleta e manutenção de seus documentos comprovatórios. Um software que faça esse controle de forma ativa, com solicitações automatizadas e self-service de documentos, garante e assegura a adequação legal dos prestadores de serviço.
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