A gestão de frequência de funcionários é um processo importante e delicado, que requer atenção para as questões de adequação legal e segurança jurídica. Tudo isso se reflete na escolha de uma forma de registro de ponto e, principalmente, no sistema de tratamento dessas marcações.
Toda essa atenção é necessária pois o controle de ponto está definido por lei e as empresas possuem obrigações em relação a isso. Descumprir qualquer obrigação imposta, tanto pela legislação geral como por acordos e convenções, podem trazer diversos riscos para a empresa. Além disso, a empresa deve se proteger de fraudes e também ser capaz de se defender nos casos de reclamatórias jurídicas.
O controle de frequência é uma obrigação para empresas com mais de 20 funcionários, conforme artigo 74 da CLT. O Ponto Eletrônico é a melhor e mais utilizada opção para a gestão de ponto, isso já pelas questões de segurança.
No Ponto Eletrônico, os funcionários fazem o registro por meio de equipamentos, sistemas ou aplicativos e todas as marcações vão para o sistema de tratamento, onde são realizadas as configurações para apuração de horas trabalhadas, horas extras e gerar o espelho de ponto.
A Portaria 671/2021 do MTP define as regras para o Ponto Eletrônico. Temos 3 opções de formas de registro, que são o REP-C, o relógio convencional, REP-A, programas e equipamentos liberados por acordos ou convenções coletivas, ou REP-P, os programas com registro no INPI e comprovante digital, cada um tem suas especificidades e regras. Além disso temos o Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
Em geral, o mais citado na portaria é a necessidade de que o Ponto Eletrônico esteja sempre disponível para o funcionário fazer os registros, que colete as informações precisas, seja transparente com o empregado e permita a extração dos dados originais sem alteração. Todas essas questões ficam implícitas e explícitas em diversos artigos da portaria, além de serem o motivo por qual o ponto eletrônico é a opção mais segura para gestão de frequência.
A segurança jurídica no ponto eletrônico por aplicativo (http://pontosoft.com.br) envolve a adequação legal, mas vai além disso. São questões de suporte no caso de processos judiciais, evitar erros de cálculo ou pagamento, mecanismos para evitar fraudes, segurança da informação e estar em conformidade com outras leis, como a LGPD (lei geral de proteção de dados).
As formas de coleta das marcações precisam seguir essas diretrizes, mas a responsabilidade está principalmente no programa de tratamento. Isso porque é no PTRP que serão realizadas manutenções, ficam as informações de banco de horas, horas extras e tudo o que vai para a folha de pagamento.
É importante lembrar que, para empresas sujeitas ao controle de ponto, em caso de ações trabalhistas a própria empresa é responsável por buscar as provas e realizar sua proteção.
Quais os possíveis riscos que envolvem segurança jurídica no Ponto Eletrônico?
As empresas que utilizam o Ponto Eletrônico, precisam se atentar as questões de conformidade legal e segurança jurídica para evitar possíveis riscos, além de garantir proteção e embasamento. Isso tudo é necessário, pois constantemente empresas enfrentam processos trabalhistas ou se deparam com fraudes.
Sem um cuidado com segurança jurídica no ponto eletrônico, abrem-se brechas para fraudes, como adicionar mais horas extras, registros irreais e manipulação de horários de marcação. Além disso, funcionários podem questionar e até abrir processos cobrando a empresa sobre pagamentos referentes a horas extras, descontos, banco de horas, etc.
Em qualquer um dos casos, a empresa tem muito a perder ao ficar vulnerável à riscos. Isso porque, além do tempo gasto, pode haver perdas financeiras e danos à imagem da empresa. Por isso, é importante evitar possíveis fraudes e ter um cálculo seguro e transparente, além de também conseguir coletar provas e históricos necessários nos casos de processos trabalhistas.
Já entendemos o que é a segurança jurídica no ponto eletrônico e também sua importância, mas o mais importante é conseguir identificar que as soluções contratadas estão de acordo. Por isso, segue uma lista de funcionalidades que garantem a segurança jurídica no ponto eletrônico.
O sistema de tratamento de ponto deve fazer um controle do acesso por usuário responsável. Sabemos que não é qualquer usuário que pode ver e manipular informações do ponto dos funcionários, por isso uma divisão de usuários com controle de permissões. Desta forma, empresas com mais de uma filial podem ter o responsável de cada unidade vendo apenas as informações que são necessárias para o seu trabalho, outra prática que ocorre em empresas é ter mais de um funcionário cuidando do controle de ponto, porém com funções e permissões diferentes, o que é possível controlar pelos acessos de usuário. Isso deixa toda a gestão de frequência adequada à LGPD e também permite o controle de quem executou cada ação.
As regras, informações e parâmetros do controle de ponto não são estáticos, podem variar por mudanças na gestão ou na legislação e podem ser gerais da empresa ou para cada funcionário. O sistema de tratamento de ponto precisa manter esses históricos, com datas e vigências de cada um. Exemplos comuns são troca de jornada de trabalho, mudança de cargo, nova regra de apuração de horas extras, banco de horas, mudanças nas tolerâncias de atraso ou horas extra, etc. Considerando tudo isso, caso seja necessário fazer algum cálculo retroativo ou buscar informações de histórico, o que é comum em auditorias, o sistema precisa conseguir identificar e seguir o horário de trabalho de acordo com a vigência correta.
Conseguir identificar quem executou cada ação é de extrema importância no controle de ponto, isso é possível pela junção da manutenção de históricos com o controle de acesso por usuário. Além de exigir o motivo de cada manutenção do ponto de acordo com o previsto na portaria 671/2021 do MTP, é preciso identificar quem realizou abonos, autorizações de banco de horas, apurações, fechamentos, etc. Isso tudo porque só assim é possível rastrear erros e até fraudes, que infelizmente acontecem.
A finalização do cálculo de ponto é o principal objetivo do software de gestão de frequência, por isso requer atenção máxima na segurança jurídica. Isso significa não emitir espelho e enviar os dados para a folha de pagamento sem ter a certeza de que está tudo concluído e justificado. Para ter essa segurança jurídica no cálculo do ponto é necessário que o sistema de tratamento seja capaz de identificar as inconsistências, comparando com a jornada prevista, e solicitar o devido tratamento de cada uma antes de enviar as apurações para o cálculo de folha de pagamento. Isso tudo evita que sejam realizados pagamentos ou descontos de forma equivocada.
Como sabemos, o cálculo de ponto dos funcionários implica diretamente na folha de pagamento e após concluído, geralmente, não fica aberto a mudanças. Mesmo assim, pode ser necessário incluir novos dados, como atestados e comprovantes nas justificativas, ou até estornos.
Essas ações devem seguir o fluxo das manutenções e acertos do ponto, que ao invés de barrar e obrigar a empresa a lidar com isso direto na folha de pagamento, deve permitir alterações com ressalvas. Ao alterar o ponto que já foi fechado e enviado para a folha, o sistema deve identificar e apurar como diferença a maior ou estorno dos pagamentos que devem ser tratados no próximo período. Assim, todo o processo ficará formalizado pelo sistema de controle de ponto, garantindo que os pagamentos foram feitos da forma correta.
Para entender melhor essa questão, imagine que um colaborador teve uma falta no mês e não apresentou comprovante para justificar até o fechamento de ponto, essas horas foram descontadas na folha. Porém, no início do mês seguinte ele apresenta um atestado médico para esse dia, a empresa pode adicionar esse atestado no cálculo do mês anterior, justificando a falta. O sistema realiza o cálculo de diferenças, então essa informação será enviada para a próxima folha de pagamento, que emitirá o estorno para a diferença a maior.
A disponibilidade e integridade são parte das bases da segurança de informação e devem ser prioridades no controle de ponto. Os sistemas de tratamento não podem ter margens para erros desse tipo, as informações devem ser armazenas de forma correta no sistema e ficarem disponíveis, não há espaço para falhas nos registros. Por isso é necessário que o sistema esteja em uma disponibilidade confiável, principalmente em nuvem, além de ter um banco de dados seguro, para evitar as famosas “quedas do sistema” e a perda de informações.
A adequação à legislação é um item clássico e mesmo já tendo alertado que toda a segurança jurídica não é baseada apenas nele, ainda existem pontos a serem alertados. De legislação base para o ponto, temos a CLT e a Portaria 671/2021 do MTP, que devem ser atendidas, principalmente pela documentação obrigatória, como o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) emitido pelo programa de tratamento e também seus detalhes, como armazenar os registros de ponto feitos em dispositivos móveis mesmo que estejam offline. Além disso, na legislação estão previstos acordos e convenções que alterem a regra de ponto definida na CLT, o sistema de tratamento precisa estar preparado para atender essas especificidades.
Quem faz o controle de ponto, lida com incidentes de frequência que são as faltas, atrasos, problemas de interjornada, etc. Essas questões e a repetição delas não podem passar em branco, porque implicam diretamente na produtividade do funcionário e na adequação legal da empresa. O período de interjornada requer atenção, pois deve ser de no mínimo 11 horas e o relógio não pode bloquear o ponto do funcionário, caso ocorra trabalho nesse período, a empresa paga adicional para o funcionário.
A recorrência dessa interjornada fora do período mínimo e excesso de horas trabalhadas podem ocasionar reclamações legais para a empresa, do mesmo jeito que faltas e atrasos em sequência podem sinalizar problemas com funcionários. Justamente por conta disso, é parte da segurança legal ter avisos sobre esses incidentes. Uma forma de evitar interjornada com mais de 11 horas é implementar um controle de acesso integrado ao ponto, que não permita que o funcionário entre na empresa antes do período mínimo passar.
Os aplicativos de controle de ponto podem estar aparados pelo REP-A ou REP-P, mas ainda causam inseguranças para as empresas que pensam em utilizar essas novas tecnologias. Isso tudo porque os apps podem oferecer diversas funcionalidades e muitas vezes não entendemos o que é permitido ou não. O importante é lembrar que os aplicativos devem respeitar a legislação para o ponto eletrônico, que pede a coleta precisa de marcações e não bloqueie o funcionário de realizar o registro.
Desta forma, os aplicativos de registro de ponto, tanto pelo REP-A como REP-P não podem criar regras para impedir o registro de ponto. Por isso não é permitido utilizar cercas de geolocalização que definem onde pode ou não haver marcações, a geolocalização do registro é informativa e pode ser utilizada para verificar possíveis fraudes, mas nunca com a finalidade de bloqueio. Também não é possível bloquear registro de ponto fora do horário de trabalho previsto para o funcionário, caso ocorra o aplicativo pode identificar e gerar avisos para o gestor e rh, porém novamente, nunca impedir a marcação. Outra questão é o registro offline, os apps devem coletar a marcação mesmo quando o dispositivo não está conectado à internet, nesse caso ele armazena a informação e depois sincroniza.
A segurança jurídica no ponto eletrônico por aplicativo também requer a proteção contra fraudes. Por isso é importante armazenar as informações de geolocalização dos registros, horários de sincronização das marcações e alertas caso o funcionário esteja marcando o ponto em um horário fora do previsto. Com esses dados é possível que a gestão e o RH entendam o que está acontecendo com os funcionários e evitem futuras dores de cabeça. Um comentário comum que ocorre para o registro de ponto por app é que o funcionário pode alterar o horário e fazer a marcação para ganhar horas extras, mas já é possível evitar essa fraude.
Sabendo todas essas questões você estará preparado para escolher um sistema de ponto eletrônico, que seja, seguro e ideal para sua empresa.
O Ponto Soft é o programa de tratamento de registros desenvolvido pela Insoft4, empresa com mais de 20 anos de experiência no controle de ponto. Nossa solução já passou por diversas auditorias fiscais, além de já ter sido utilizada como prova da adequação legal de diversas empresas clientes na defesa de reclamatórias trabalhistas.
