Um sistema de gestão de terceiros automatiza o acompanhamento dos prestadores de serviço, desde seleção até encerramento de contrato. Nesse artigo vamos explicar o que são esses sistemas, suas funcionalidades e vantagens, confira!
O que é um sistema de gestão de terceiros?
Um sistema de gestão de terceiros é um meio informatizado de organizar e fazer o gerenciamento dos prestadores de serviços. Isso envolve desde os processos de seleção, contratação, treinamentos, acompanhamento e término do contrato.
Pelo sistema de gestão de terceiros é possível realizar a avaliação desses contratos, acompanhar o cumprimento de requisitos e até o acesso dos contratados as dependências da empresa. Tudo isso é possível automatizar, retirando praticamente 100% do trabalho manual que envolve a parte burocrática do controle de terceiros.
O sistema de gestão de terceiros fornece informações estratégias sobre a contratação, como quantidade de contratos, pessoas, treinamentos e compliance dos terceirizados. O sistema também fornece relatórios, dashboards, integrações e envio de e-mails automáticos, tudo para manter informações precisas e em tempo real.
Quais as principais funcionalidades de um sistema de gestão de terceiros?
O sistema de gestão de terceiros pode conter uma série de funcionalidades, as principais são:
Cadastros: Os cadastros dos terceirizados são a base para todo o sistema, isso pode ser simplificado por importação. O cadastro diferencia a empresa terceira dos seus funcionários, seus dados de contato, identificação e demais informações relevantes para o contrato.
Avaliação de risco: A avaliação de risco é referente a atividade de cada contrato de prestadores de serviço, pois cada uma possui diferentes ações e diferentes requisitos de segurança. O principal objetivo de uma avaliação de riscos é definir todas as ações para manter a segurança dos funcionários, desde requisitos de documentações, até uso de EPIs.
Envio de Documentação: O envio de documentação de terceiros é outro processo baseado na avaliação de riscos, que pode ser totalmente automatizado. Conforme os requisitos de uma atividade são definidos quais documentos são necessários para aquele terceiro, junto da recorrência de atualização. Além disso, existem documentos cadastrais, como estatuto social, RGs, carteiras de trabalho, entre outros.
Análise Documental: A análise documental é confirmar a validade e informações da documentação dos terceiros, além de aprovar ou solicitar reenvios, tudo isso é feito por meio do sistema de gestão.
Por que implementar um sistema de gestão de terceiros?
Um sistema de gestão de terceiros garante uma série de benefícios, por exemplo, podemos citar
Automação: A automação é o primeiro benefício que é percebido em um sistema de gestão de terceiros. Assim, processos são agilizados e feitos de forma assertiva, sem os possíveis imprevistos e erros que podem ocorrer pelo trabalho manual.
Aproveitamento de tempo: Quando um processo é automatizado, o templo aplicado para resolver a demanda é reduzido. Assim, automatizar a gestão de terceiros é a forma ideal de aplicar as equipes de RH, jurídico e segurança do trabalho em ações estratégicas. Questões como verificações em campo, análise do serviço prestado e negociações podem ser facilitadas e mais bem trabalhadas.
Terceiros qualificados: A qualificação dos terceiros aumenta ao ter uma análise de documentações automatizada, o que é facilitado pelo sistema de gestão de terceiros.
Como implementar um sistema de gestão de terceiros?
Para implementar um sistema de gestão de terceiros é necessário identificar as regras dos terceiros e tipos de serviços prestados, a partir disso buscar softwares para sua demanda.
O GT Soft é o software para gestão de terceiros ideal para sua empresa, é possível contar com uma equipe de especialistas em segurança do trabalho para a avaliação documental e implantação, além de integração com controle de acesso.
