Ponto eletrônico para pequenas empresas: qual escolher?

O ponto eletrônico é mais do que uma obrigação legal, é uma ferramenta da compliance trabalhista. Por isso, mesmo em pequenas empresas, soluções do tipo devem ser utilizadas. Nesse artigo vamos falar como funciona o ponto eletrônico para pequenas empresas e indicar uma solução, confira!

O que é o ponto eletrônico?

O ponto eletrônico é o meio digital de controle de frequência, uma das opções disponíveis pela CLT com regras especificadas na portaria 671/2021. Em resumo, o sistema de ponto eletrônico é formado por um meio de marcação e o software para manutenções.

Com o ponto eletrônico é possível coletar marcações pelos relógios convencionais, aplicativos, terminais de reconhecimento facial, entre outros.

Quando contratar um sistema de ponto eletrônico?

Segundo a CLT, empresas com 20 funcionários ou mais são obrigadas a utilizar uma solução de controle de ponto, entretanto, o indicado é que essa gestão ocorra sempre que haja controle de horários. Mesmo que a empresa ainda não tenha os 20 colaboradores, é importante utilizar o ponto para certificar os pagamentos.

O tratamento e pagamento de horas extras é um direito de todo colaborador, independentemente da quantidade de funcionários, a empresa deve saber as horas trabalhadas e efetuar o pagamento em conformidade. Caso contrário, a empresa corre riscos trabalhistas e não terá argumentos e provas para se defender.

Como funciona o ponto eletrônico para pequenas empresas

O processo de gestão de frequência no ponto eletrônico para pequenas empresas é simples:

• Horários dos funcionários: A primeira configuração do ponto eletrônico é a de horários de funcionários, é definir qual a regra padrão de jornada de trabalho, os horários de início, de fim e quantidade de dias trabalhados (de segunda à sexta ou até sábado por exemplo). Também é possível definir maior flexibilidade, deixando apenas a carga horária obrigatória, tudo vai depender do contrato de trabalho, acordos e convenções.

• Configurações legais: As configurações legais são referentes a banco de horas, horas extras, horários noturnos e tolerâncias, que podem ser padronizadas conforme a CLT ou variar pelos acordos e convenções.  

Com esses dois itens configurados, o sistema fará todos os cálculos de forma automatizada, evitando erros e mantendo um processo mais transparente. É importante lembrar que isso só será feito durante a implantação e pequenas exceções caso mude alguma regra.

• Forma de marcação: Existem diversas formas de marcação de ponto ideais para pequenas empresas, que não possuem alto valor de aquisição, mas mantém a segurança legal. Destacamos o Ponto Online, que permite a coleta por QR Code ou senha e pode estar disponibilizado em tablets, computadores e smartphones. Além disso, também indicamos os terminais de reconhecimento facial, que permitem alta segurança no ponto, sem custos com boninas e manutenções.

• Manutenções: Mensalmente serão necessárias manutenções de ponto, verificar faltas, incluir atestados e verificar os esquecimentos de marcação. No caso de poucos funcionários, é possível fazer isso na semana de fechamento.

• Fechamento de ponto: O fechamento de ponto é simplesmente enviar os dados para a folha de pagamento, que pode ser feito de forma automatizada, além de exportar os espelhos de ponto para os colaboradores.

Sistema de ponto eletrônico para pequenas empresas

Para realizar todo esse processo de ponto eletrônico para pequenas empresas indicamos o Ponto Soft Express, uma das soluções desenvolvidas pela Insoft4 buscando simplificar e agilizar o processo de ponto.

Essa solução faz a gestão total do ponto eletrônico, com múltiplas formas de marcação, configurações de regras e integrações, tudo para eliminar trabalho manual e facilitar o controle da frequência com conformidade legal. Nosso software acompanha o crescimento da sua empresa, permitindo acrescentar novas regras e turnos que podem surgir com o aumento de funcionários.

Conheça!

Por que utilizar o ponto eletrônico para pequenas empresas?

Conformidade Legal: A compliance trabalhista não é uma preocupação apenas para grandes empresas, é importante que isso seja tratado desde o início. A boa gestão do ponto eletrônico pode evitar processos trabalhistas e ter uma melhor relação com os colaboradores.  

Se preparar para o crescimento: Utilizar o ponto eletrônico desde o início prepara sua empresa para o crescimento, já faz uma base para evitar possíveis preocupações no futuro.  

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