A terceirização de serviços dentro da empresa se faz necessária em muitos casos onde se buscam, principalmente, agilidade, eficiência e redução de custos. Porém, antes de contratar uma empresa terceira é preciso atentar para alguns cuidados fundamentais, principalmente quanto à co-responsabilidade da empresa contratante perante os funcionários da empresa prestadora de serviços.
Nesse sentido, antes de contratar terceiros para a execução de qualquer tipo de serviço de interesse da empresa, deve-se obedecer condições indispensáveis para afastar o risco da geração de vínculo empregatício com o contratado.
A maior atenção e, consequentemente, maiores demandas trabalhistas, dizem respeito desde a responsabilidade subsidiária até o vínculo empregatício com a tomadora, além disso, a empresa fica sujeita à multas, fiscalização dos órgãos trabalhistas, responsabilidades por acidentes de trabalho, entre outros. Portanto, para se precaver de determinados problemas possíveis na contratação de uma prestadora de serviços, a empresa contratante deve verificar a idoneidade da terceira, exigindo documentos e certidões comuns em contratação, como por exemplo, comprovantes, guias de FGTS, informações sobre protestos, cópias atualizadas de documentos como PPRA e PCMSO da contratada. Bem como verificar e exigir a cópia da ficha de registro dos empregados da prestadora que atuarão na empresa contratante e fazer um contrato com obrigações definidas que permitam o controle de cumprimento das normas trabalhistas. Além disso, a empresa contratante pode exigir determinados treinamentos necessários para o exercício das funções estabelecidas dentro do ambiente da empresa. Sendo assim, é possível verificar até aqui que a demanda de documentos é grande, importante e necessária, quando se pensa em contratar terceiros. Mas como fazer o controle disso tudo em uma empresa que possui contratos com diversas empresas terceiras e diariamente conta com centenas de pessoas sem vínculo empregatício trabalhando e circulando dentro das suas dependências?
Para suprir essa necessidade, entre outras, é que foi desenvolvido o Portal de Terceiros, um dos módulos do sistema Ponto Soft Enterprise, desenvolvido pela Insoft4 SI.
O Portal de Terceiros visa fazer o controle de empresas prestadoras de serviços e seus funcionários de forma ágil e eficiente. No portal é possível fazer os cadastros das empresas, o cadastro do responsável de cada empresa, as associações de documentos, controlar as entregas e as pendências, entre outras funcionalidades conforme as permissões de cada usuário.
O Portal de Terceiros é um módulo web, o que permite fácil acesso tanto pela empresa contratante quanto pela prestadora de serviços, bastando ter usuário e senha, previamente gerados pela contratante e enviados por e-mail à contratada. Por sua vez, o responsável pela empresa contratada, acessa o sistema e cadastra todas as informações necessárias e exigidas pela contratante para a prestação de serviços.
Com o acesso já estabelecido ao Portal, o responsável pela empresa contratada deve responder ao questionário previamente desenvolvido pela contratante, a fim de se enquadrar, com base nas respostas, ao Grau de Risco. O Grau de Risco define quais tipos de documentos, periodicidade dos mesmos e demais informações são necessárias para a prestação do serviço determinado. Na tela de Cadastro de Pessoas, o responsável pela empresa prestadora, deve cadastrar as pessoas que irão prestar o serviço na contratante, bem como já acrescentar qual a função e o turno que cada funcionário irá trabalhar. Além disso, é possível solicitar crachás para os funcionários da empresa terceirizada.
Ainda no Cadastro de Pessoas é possível solicitar o agendamento de treinamentos.
Outra funcionalidade importante da ferramenta é o envio de documentos da empresa terceira, que pode ser feito automaticamente pelo Portal, precisando apenas anexar os documentos em formato pdf ou imagem (png e jpg). Ao mesmo passo que é possível anexar e enviar documentos, há a possibilidade de verificar documentos vencidos, válidos, pendentes, reprovados e bloqueados e, a partir disso, colocar em dia as pendências. Por outro lado, a empresa contratante deve verificar através do Portal os status das documentações enviadas pelos tercerios, a fim de validá-las ou reprová-las, dependendo da situação e documentação apresentada.
Dentro do Portal de Terceiros é possível disponibilizar às empresas prestadoras diversos documentos para download. Além disso, o Portal permite a geração de relatórios, conforme a necessidade da empresa contratante, por exemplo, filtrar apenas os acessos de pessoas em determinado período, ou ainda, filtrar apenas a relação de documentos e treinamentos apresentados em determinado período, entre outros.
O Portal de Terceiros também possui integração com Controle de Acesso do Sistema Ponto Soft, o que garante maior segurança à empresa contratante. Ou seja, é possível bloquear o acesso de pessoas de empresas terceirizadas com situação de documentos vencidos ou bloqueados, conforme pré-estabelecido pela contratante. Além disso, o controle de refeitório dos terceiros também pode ser realizado através do Portal. O mesmo serve para controle de Transporte, ou seja, através do Portal é possível verificar e controlar quais terceiros utilizam o transporte disponibilidado pela empresa contratante.
Portanto, o Portal de Terceiros é uma ferramenta fundamental para quem quer controlar a terceirização de serviços dentro da empresa, de forma segura, ágil e totalmente adequada às normas trabalhistas.
Confira abaixo a listagem com as principais funcionalidades do Portal de Terceiros:
Tela inicial para consulta rápida (Meu portal).
Definição de graus de risco.
Cadastro de questionários com relação do grau de risco, a ser respondido pela empresa terceira.
Cadastro das empresas terceiras e seus responsáveis, com a criação do usuário.
Possibilidade de entrega dos documentos pelo portal da empresa terceira e seus funcionários.
Definição de documentos com periodicidade e data de entrega (Ex.: Anual, mensal, trimestral, semestral, única, etc.).
Cadastro dos funcionários pela própria empresa terceira.
Envio de documentos pendentes da pessoa e agendamento de treinamentos.
Impressão da lista de presença dos treinamentos programados.
Criação de usuários para acesso ao portal com restrição de telas para acesso.
Agendamento de treinamentos por pessoa, com validação de salas.
Solicitação e aprovação de liberações de acesso.
Relação do tipo de documento por função e por tipo de pessoa.
Restrições de perfil de acesso por site, empresa e/ou filial.
Solicitações de crachás.
Impressão de Relatórios.
Possibilidade de disponibilizar arquivos com informações úteis aos terceiros, para download.
Opção de inclusão de telas em Favoritos.
Integrado com o módulo de Contratos e Documentos do Ponto Soft Enterprise.
Opção de bloqueio do acesso de terceiros, caso a empresa utilize o Módulo de Controle de Acesso do Sistema Ponto Soft Enterprise.
Opção de controle de refeitório e transporte dos terceiros, para empresas que utilizam o Ponto Soft Enterprise.
Mais informações sobre o Portal de Terceiros? Entre em contato com a nossa equipe comercial pelo e-mail comercial@insoft4.com.br, pelo Fale Conosco ou pelo fone (51) 3559 6465.
