A gestão dos terceirizados é um desafio para empresas de todos os tamanhos, manter a qualidade do serviço e a adequação legal são preocupações nessa modalidade de contratação. Não existe fórmula mágica para uma boa gestão de terceiros, mas existem duas questões que fazem toda a diferença: Processo e Sistema.
A união de processos bem estruturados com sistemas de automação permite que a gestão dos terceirizados seja mais assertiva e tranquila, possibilita um bom relacionamento entre as partes e uma melhor realização do serviço.
A gestão de terceiros se dá por duas ações principais, que é a comunicação com os prestadores e também o monitoramento dos serviços. Processos e sistemas ajudam nessas duas ações.
Comunicação: Uma boa comunicação é a chave para o sucesso de qualquer projeto, o mesmo se aplica na gestão dos terceirizados. Alinhamentos e diversas ações que facilitam o bom cumprimento de um trabalho começam pela comunicação eficaz.
A comunicação na gestão de terceiros é justamente o que vai especificar o nível de qualidade exigido na prestação de serviço, regras de segurança e políticas da empresa contratante. Desta forma, é de extrema importância alinhar em processo quando, de que forma e por qual meio haverá esse tipo de comunicação com o terceiro.
Com um processo bem alinhado a parte de sistema chega para enviar os avisos necessários, na hora exata e de forma automática, garantir transparência e acesso à informação e até auxiliar no agendamento de treinamentos.
Monitoramento: Após deixar toda a prestação de serviços alinhada e os terceiros começarem de forma efetiva o trabalho, é hora de começar com o monitoramento. Ao ser feito de forma eficaz é possível ter métricas de produção, garantir a qualidade, evitar acidentes de trabalho e permitir a tranquilidade durante todo o serviço.
Processos bem estruturados permitem definir as métricas avaliadas no monitoramento e os prazos para isso, além estabelecer pontos de atenção ou até o reenvio dos documentos de habilitação. Já os sistemas podem auxiliar a metrificar toda a produção, transformar os dados em informação e automatizar solicitações e reenvios. Tudo isso permite que a equipe da empresa contratante tenha o mínimo de trabalho em relação à atividade terceirizada.
GT Soft
O GT Soft é um sistema de gestão de terceirizados que atua como facilitador para a comunicação com os terceiros e o monitoramento da prestação de serviços. Com ele toda a parte de solicitação e atualização da documentação é automatizada, evitando que a empresa contratante precise fazer esses controles por meios alternativos e solicitar por e-mail e telefone. Além disso, de forma automática indica o agendamento de treinamentos necessários para cada tipo de serviço.
É mais segurança e tranquilidade na gestão de terceiros!
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