Sistemas para gestão de empresas auxiliam a automatizar processos e agilizar o dia a dia do serviço. A informatização dos negócios não é uma novidade, mas está chegando em novo patamar com a indústria 4.0, seguida da gestão 4.0.
O Ecossistema Insoft4 é formado por pessoas, tecnologia, software e equipamentos, tudo isso para garantir uma gestão de processos ágil e segura. A união dos sistemas para controle de frequência, acesso e documentação de terceiros da Insoft4 resulta em um gerenciamento estratégico, automatizado e seguro.
O Ponto Soft para gestão de ponto, Akita Soft para controle de acesso e segurança, junto com o GT Soft para gerenciamento de documentação de terceiros formam as soluções do Ecossistema Insoft4. Cada uma automatiza processos específicos, mas integradas funcionam como um todo, agilizando toda a gestão de diversos setores.
Hoje queremos apresentar como o Ecossistema Insoft4 leva sua empresa para uma gestão ágil, estratégica e inovadora.
Informação em primeiro lugar
Dados e informações podem ser considerados os maiores bens para uma gestão estratégica. Ter a informação em tempo real do que está acontecendo na empresa é um diferencial para a organização. Além disso, fazer a informação trabalhar sozinha pelos processos salva tempo e garante praticidade.
Todas os sistemas do Ecossistema Insoft4 priorizam o acesso à informação, coletando e organizando os dados relevantes para os processos andarem da maneira mais automatizada possível. Isso tudo sempre considerando a segurança, confiabilidade e facilidade de uso.
Entre os sistemas de controle de ponto, acesso e terceiros, as informações se interligam, por isso o Ecossistema completo é a solução ideal. Você sabe qual o funcionário não bateu ponto pelo Ponto Soft, mas vai saber se ele apenas se esqueceu ou se realmente não entrou na empresa pelo Akita Soft. O terceiro pode estar com o acesso bloqueado por conta da documentação, mas se a empresa aceitar, ele pode ter a liberação por responsável que registra o motivo e seguir trabalhando. O funcionário pode estar com restrição de acesso à empresa por conta de férias, afastamento, etc. mas essa regra só será totalmente válida se estiver no controle de acesso. Esses exemplos mostram como o Ecossistema Insoft4 permite que as informações trabalhem sozinhas.
O acesso e a exportação das informações também agilizam a gestão de empresas, por isso disponibilizar de forma completa nas telas e emitir relatórios é uma regra nas três soluções. De forma complementar, os três sistemas possuem a função de geração de relatórios pelo usuário, assim é possível emitir a informação necessário, do seu jeito e quando necessário.
Falando em integração, os sistemas já foram integrados com diversas soluções de forma que fique transparente e automatizada toda operação. Por exemplo: ao admitir um funcionário na folha de pagamento, ele já estará disponível para registrar o ponto e passar na catraca conforme cargo/setor (centro de custo). Da mesma forma, ao lançar Férias ou Afastamento, ele automaticamente será bloqueado na catraca e no registro de ponto.
Confiança nas pessoas e no processo
Processos menos engessados e autonomia para funcionários são tendências para a gestão, sistemas de automação e controle que garantem segurança podem auxiliar nisso. Sabemos que processos bem estruturados praticamente andam sozinhos quando há pessoas capacitadas envolvidas, mas um receio sempre presente é se isso tudo é confiável, já que fraudes sempre podem existir.
As soluções do Ecossistema Insoft4 automatizam processos dos setores de rh, patrimônio, segurança do trabalho e portaria, possibilitando autonomia dos usuários, mas garantindo a segurança. Isso é possível pelo controle de usuários, auditorias e gestão de permissões.
Na prática, isso significa que na gestão de ponto, desde o momento em que o funcionário marca o ponto até a impressão do espelho, tudo pode ser auditado, inclusive justificativas, tratamento de banco de horas, atestados, etc. No controle de acesso é possível ter a identificação de quem liberou cada acesso. Além disso, na parte de gestão de documentos de terceiros, podemos verificar quem aprovou ou reprovou cada documento.
Com a garantia de segurança e auditorias em cada ação, é possível garantir a liberdade de permitir que os processos andem sozinhos. É uma forma de ter a confiabilidade necessária sem engessar o andamento das ações na empresa.
Agilidade como ponto chave
Com facilidade no acesso à informação e a segurança, é possível garantir agilidade nos processos. A gestão ágil e estratégica nas empresas ocasiona uma maior saúde organizacional, eliminando sobrecarga de trabalho dos setores, diminuindo custos, possibilitando mudanças e inovação.
Agilizar processos é o objetivo principal do Ecossistema Insoft4, isso sempre levando em conta a segurança, acesso à informação e a flexibilidade. O Self Service de documentos pelos terceiros evita que a equipe de segurança do trabalho precise correr atrás de atestados, ASOs, etc. O autoatendimento do Akita Soft possibilita uma portaria eficiente e sem burocracia. A descentralização no Ponto Soft tira do setor de RH a necessidade de estar sempre solicitando atestados e justificativas aos funcionários.
Essas automações garantem ainda mais confiança nos processos com menos trabalho envolvido. Tudo isso é para facilitar o dia a dia da empresa, dar mais qualidade de vida para os funcionários e reduzir custos.
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