Nesse artigo vamos falar sobre software de gestão de terceiros e sua importância para essas contratações, principalmente na concentração e validação documental.Utilizar um software de gestão de terceiros é uma necessidade para organizar e manter a conformidade nas contratações. Utilizar prestadores de serviço para determinadas tarefas dentro da empresa traz diversas vantagens, mas é necessário se atentar para questões de compliance legal.
Nesse artigo vamos falar sobre software de gestão de terceiros e sua importância para essas contratações, principalmente na concentração e validação documental.
A gestão de terceiros é todo o processo que engloba a contratação e manutenção dos terceiros na empresa. Nisso, temos como principal todas as aferições de que os funcionários estão aptos para prestar os serviços e que a empresa está em dia com suas obrigações trabalhistas, fiscais, ambientais, entre outras.
Na prática, a gestão de terceiros é formada pelas seguintes etapas:
O processo de gestão de terceiros até pode ser feito sem um software, entretanto, isso demanda trabalho manual e desgastante. Para isso é necessário manter solicitações por email, armazenamento em pastas de rede centralizadas e utilizar a equipe jurídica e de segurança do trabalho para a avaliação documental.
O software de gestão de terceiros automatiza todo o processo de coleta, organização e atualização da documentação de compliance. Utilizando soluções do tipo, a empresa contratante mantém todos os documentos de forma centralizada e organizada.
Com a concentração de documentos em um único software de gestão de terceiros é possível ter a certeza de que a documentação está em dia e de fácil acesso no caso de inspeções da justiça do trabalho. Além disso, o armazenamento dos dados é em conformidade com a LGPD, com limites de acesso por área e usuários.
A solicitação para novos ou atualização de documentos é automática em um software de gestão de terceiros. Entretanto, ainda é possível facilitar ainda mais o processo para a equipe interna, com o BPO de avaliação documental, ou seja, deixar que a própria equipe do software confira os documentos.
O Software de gestão de terceiros é acessado de forma web, com diferente visualizações e tarefas para cada usuário:
Terceiro: Inicialmente responderá um questionário sobre os riscos de suas prestações, após isso, será gerado uma lista dos documentos obrigatórios. Após o envio, se estiver tudo ok, o serviço é liberado e o terceiro apenas terá que atualizar quando necessário, após receber uma notificação. Caso tenha algum erro na documentação, o documento em questão será reprovado com feedback e o terceiro deve reenviar.
Equipe de avaliação: A equipe de avaliação documental verifica os documentos enviados e aprova ou reprova, também confere quais terceiros estão ou não com documentação em dia.
Gestor da contratante: O gestor da contratante pode acessar a documentação (geral ou apenas de sua área), verificar relatórios e demais ações que estejam liberadas.
O cenário de permissões e ações de cada usuário pode variar conforme o projeto definido na implantação do software de gestão de terceiros.
Utilizar software de gestão de terceiros garante muitas vantagens, tais como:
Para utilizar um software de gestão de terceiros basta ter o acesso à internet e seguir os passos para implantação, como definição de documentos, riscos e questionários. Conte com o Grupo Insoft4 para isso, a implantação do GT Soft é 100% consultiva e você ainda pode aproveitar os benefícios do nosso serviço de avaliação documental. Conheça!
