A gestão de terceiros é uma série de processos que visa a qualidade, adequação e segurança nos serviços prestados por funcionários terceirizados. Isso vai desde a escolha da empresa prestadora, manutenção do contrato e até avaliações do serviço.
Uma gestão efetiva de terceiros possui dois pontos importantes:
Automação - O processo é automatizado por softwares próprios para esse serviço e integrações, questões como alertas para renovação de documentos, envios de e-mail personalizados, disponibilização de documentos e outras são resolvidas de forma fácil e rápida.
Descentralização - Na gestão de terceiros existem tarefas que dependem da empresa tomadora e outras que dependem da empresa prestadora, a descentralização permite que cada lado tenha autonomia e controle das tarefas que são de sua responsabilidade. Por exemplo: o terceiro de forma autônoma envia e atualiza documentos de habilitação, a contratante apenas avalia e faz os feedbacks, não há necessidade de cobrança entre as partes do contrato.
O que diz a lei dos terceiros?
A contratação de terceiros é regida pela Lei nº 13.429 de 2017, conhecida como lei da terceirização. Aqui temos as delimitações de quais funções podem ser terceirizadas e as responsabilidades de cada parte. Entre as regras para essa modalidade de prestação de serviço temos:
Saiba mais sobre a lei da terceirização!
Todas essas exigências legais evidenciam a necessidade de manter um processo de gestão de terceiros, que assegure a adequação durante toda a prestação de serviços.
Quais os riscos?
A contratação de terceiros não está imune a riscos, que estão tanto na prestação do serviço como no meio jurídico. Confira algumas das questões que você deve prestar atenção:
Reclamatórias trabalhistas
Por conta da responsabilidade subsidiária, as reclamatórias trabalhistas entre a empresa contratada e seus funcionários são um risco para a tomadora. Isso pois, caso os pagamentos não ocorram da forma correta, a empresa contratante precisará arcar com os custos de multas e adequação para o colaborador da terceira.
Para evitar isso é importante manter um controle sobre as condições da empresa contratada, verificar se os pagamentos são efetuados de forma correta e se não há pendências com a justiça do trabalho.
Vazamento de dados
A Lei Geral de Proteção de Dados colocou mais um alerta para os riscos envolvendo vazamento de informações, nesse caso os dados pessoais. Mas além do previsto na LGPD, o vazamento de informações financeiras, estratégicas e de projetos também é um perigo grave.
Mesmo que não haja má fé, a entrada de funcionários terceiros sem familiaridade com políticas de segurança da informação pode possibilitar o vazamento de dados. Para evitar isso, são necessários treinamentos e controles de acesso, que visam extinguir o risco.
Compliance e ESG
Regras de compliance e princípios de ESG estão cada vez mais presentes nas organizações, pois são formas de melhorar sua relação com os clientes, parceiros comerciais e investidores. Entretanto, de nada adianta a empresa contratante implantar diversas ações de adequação e contratar terceiras que vão na contramão desses princípios.
Por isso, novamente vemos a necessidade da coleta de informações e relatórios que atestam certos princípios.
Qualidade do serviço
A terceirização de atividades tem como principal objetivo permitir que a empresa contratante foque nos seus objetivos estratégicos, o que não pode significar a perda da qualidade. Esse é um risco que pode ser evitado pelo acompanhamento ativo do serviço terceirizado e treinamentos.
Acidentes
Os acidentes de trabalho são um risco em qualquer atividade, entretanto, para funcionários terceirizados é necessário redobrar a atenção. A empresa contratante se responsabiliza pela segurança do terceiro enquanto o mesmo está em suas dependências, mas além da segurança do local é necessário atestar que os ASOs de funcionários estão válidos, treinamentos de segurança e conhecimento das Normas Regulamentadoras.
Vantagens da gestão de terceiros:
Todos os riscos citados acima podem ser evitados pelo processo automatizado de gestão de terceiros, mas existem vantagens para além disso.
Agilidade na contratação e início do serviço
Um dos processos que a gestão de terceiros automatiza e agiliza é a contratação da empresa e habilitação dos terceiros.
Adequação legal
A adequação legal é uma preocupação de todas as empresas e a gestão de terceiros é uma forma de manter isso, já que é possível manter um fluxo automático de atualização da documentação comprovatória.
Melhor relação com os contratados
Para uma prestação de serviços de qualidade, uma boa relação entre contratante e contratadas é primordial. Ao automatizar a gestão de terceiros, questões burocráticas são resolvidas com mais agilidade, evitando estresse e discussões.
Autonomia do terceiro
Um processo automatizado e descentralizado de gestão de terceiros garante ao prestador de serviços autonomia sobre suas informações e renovações de documentos e contrato.
Como fazer a gestão de terceiros?
Para realizar a gestão de terceiros de forma efetiva é necessário definir processos e automatizá-los por meio de sistemas. Os softwares mais indicados para uma gestão de terceiros ágil e segura são:
Software de gestão de documentos: Automatizar a solicitação, atualização e avaliação dos documentos de terceiros, que são tanto os comprovantes de regularidade fiscal e trabalhista da empresa como os certificados de segurança e saúde para cada colaborador.
Controle de acesso: Muitas empresas já possuem alguma forma de controle de acesso, entretanto, para empresas com grandes parques e áreas sensíveis é importante delimitar os espaços em que os funcionários terceiros podem ou não circular.
Controle de EPI (Equipamentos de Proteção Individual): Dependendo do tipo e local do serviço executado pelos terceiros, a responsabilidade pela entrega de EPI é da contratante, por isso é necessário um sistema para controlar e atestar as entregas.
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